Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine, 02920 89 8705
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Croesawodd y Bwrdd Joanne Gemma i’r cyfarfod i gyflwyno’r papur ar Gynefino
Corfforaethol, gyda Mike Snook. Ni chafwyd ymddiheuriadau. Nid oedd buddiannau i’w datgan. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff - Bedwyr Jones Cofnodion: Cytunodd Bedwyr Jones i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli
ar gyfer y dudalen newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod diwethaf (23 Mehefin 2014) Papur 1 Dogfennau ategol:
Cofnodion: Awgrymwyd nifer o newidiadau i gofnodion y cyfarfod ar 23
Mehefin, 2014. Cytunwyd y byddai’r cyfryngau cymdeithasol yn cael eu diwygio i
fod yn risg corfforaethol, gyda dyddiad datrys ym mis Medi, yn y tymor byr.
Nodwyd hefyd y byddai Diogelu yn cael ei nodi fel risg corfforaethol. Cytunodd
Anna Daniel i roi eglurhad ar yr eitem ar ddefnydd Aelodau’r Cynulliad o
adnoddau. |
|
Sesiwn gynefino gorfforaethol Papur 2 Cofnodion: Cyflwynodd Mike Snook a Joanne Gemma gynigion
newydd ar gyfer cynefino ar gyfer yr holl staff newydd, i wella’r profiad
cynefino corfforaethol, a’i wneud yn fwy amserol. Byddai fformat undydd byrrach
i’r sesiynau newydd, gyda ffocws
strategol, a byddai aelod o’r Bwrdd Rheoli yn agor neu’n cau’r sesiynau.
Bwriedir darparu deunyddiau a chyflwyniadau, a byddai DVDs byr, llawn
gwybodaeth yn cael eu cynhyrchu i roi trosolwg o waith meysydd gwasanaeth a
Chomisiynwyr gwahanol. Croesawodd y Bwrdd y cynnig, a chytunodd ar yr
argymhelliad i weithredu’r sesiynau cynefino corfforaethol diwygiedig yn nhymor
yr Hydref, gydag adolygiad ar ôl chwe mis i nodi unrhyw welliannau pellach. Camau i’w cymryd: ·
Penaethiaid Gwasanaeth i sicrhau bod rheolwyr llinell yn
cynnwys cyfarfodydd gyda thimau eraill drwy’r meysydd gwasanaeth yn y rhaglenni
cynefino personol ar gyfer staff newydd; yr Adran Adnoddau Dynol i weithio gyda
rheolwyr llinell i deilwra cyfleoedd cynefino pellach; ·
Adnoddau Dynol i sicrhau bod cyd-gysylltu â’r tîm
Datblygiad Proffesiynol Parhaus er mwyn defnyddio adnoddau’n effeithiol; ·
AD i gysylltu â thimau er mwyn cysylltu trefniadau
cynefino corfforaethol a threfniadau adrannol, a sicrhau bod dull gweithredu
integredig, cyfannol o ran cynefino ar draws y sefydliad. |
|
Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol Papur 3 ac atodiad Cofnodion: Cyflwynodd Dave Tosh yr argymhellion ar gyfer newidiadau
i’r dangosyddion ar gyfer adroddiadau Perfformiad Corfforaethol yn y dyfodol;
roedd yr adroddiad nesaf, ar gyfer y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Mehefin
2014, i gael ei gyhoeddi yn ystod tymor yr Hydref. Yn dilyn blwyddyn lawn o adrodd, roedd Kathryn Hughes (y
Rheolwr Risg a Llywodraethu) wedi adolygu’r dangosyddion gyda Phenaethiaid
Gwasanaethau a darparwyr data. Ar sail yr adolygiad, roedd rhai dangosyddion
mwy ystyrlon wedi’u cynnig. Cytunodd y Bwrdd ar y materion a ganlyn: ·
i newid i gynhyrchu data chwarterol, yr adroddir yn eu
cylch bob tymor; ·
y Penaethiaid Gwasanaethau i weithio gyda Kathryn Hughes
i nodi camau penodol mewn rhai meysydd, er enghraifft, gweithio’n ddwyieithog,
ac i fynd i’r afael â’r cwestiynau a godwyd yn y papur, erbyn diwedd mis Awst; ·
i gyfuno’r gwaith hwn â’r gwaith a wneir gan y Gwasanaeth
Trawsnewid Strategol ar fesur manteision, lle bo hynny’n bosibl ac yn briodol;
a ·
y byddai gwybodaeth AD/adnoddau yn cael ei darparu i’r
Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Byddai’r adroddiad nesaf ar Berfformiad Corfforaethol yn
cael ei adolygu gan y Comisiwn yn eu cyfarfod ar 29 Medi. |
|
Prosiect Perfformiad Llafar Cofnodion: Atgoffodd Elisabeth Jones y Bwrdd am eu trafodaethau ym
mis Chwefror, pan gytunwyd i ddiwygio ein system Rheoli Perfformiad ac Adolygu
Datblygiad, ac ein diwylliant i roi mwy o bwyslais ar ymddygiad, h.y.
"sut" y mae staff yn perfformio, yn hytrach na nodi amcanion
perfformiad sy’n canolbwyntio’n bennaf ar "beth" y disgwylir i staff
ei gyflawni. Roedd y Bwrdd hefyd wedi cytuno ym mis Chwefror i gadw’r
fframwaith cymhwysedd presennol (a ddefnyddir wrth recriwtio yn bennaf ar hyn o
bryd). Yna rhoddodd Mike Snook y wybodaeth ddiweddaraf am
gynnydd y prosiect ac amlinellodd y camau ar gyfer rhoi’r newid ar waith.
Byddai’r cam cyntaf yn cael ei gynnal hyd at fis Medi 2014, ac ni fyddai’n
golygu unrhyw newid sylweddol i reolwyr llinell na staff eraill. Fel arfer,
byddai’r cylch PMDR yn cau ym mis Medi. Byddai’r system FiYw yn cael ei
defnyddio, fel yr oedd ym mis Mawrth, i gofnodi’r adolygiad perfformiad. Yr
unig newidiadau fyddai gwelliannau i’r system FiYw, fel y gallu i gynnwys
testun dros 2000 o lythrennau mewn atodiad, a defnyddio dogfennau adroddiadau
ar wahân o fewn FiYw ar gyfer pob chwe mis o’r flwyddyn adrodd, h.y. byddai’r
cylch nesaf yn cau ym mis Mawrth 2015. Ble’r oedd angen trosglwyddo amcanion
ymlaen o un cyfnod adrodd i un arall, gellid gwneud hyn yn awtomatig drwy
ymarferoldeb mewnol y system. Byddai canllawiau a chymorth yn cael eu darparu,
a byddai modd darganfod anghenion dysgu o’r defnydd cychwynnol o’r system FiYw
o ran cofnodi sgyrsiau perfformiad canol y flwyddyn ym mis Mawrth. Mae
cyfathrebu da yn holl bwysig ac, yn ogystal â chyhoeddi canllawiau ar y
fewnrwyd, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu a Llysgenhadon FiYw’ ym mhob maes
gwasanaeth ar gael i ddarparu cymorth wyneb-yn-wyneb. Byddai’r ail gam yn cael ei gynnal tan fis Mawrth 2015. Y
newid allweddol a gyflwynir ym mis Mawrth 2015 yw y bydd rheolwyr a staff yn
gosod amcanion newydd, pan roddir mwy o bwyslais ar ymddygiad. Byddai’r
adolygiad perfformiad cyntaf gan ddefnyddio’r dull newydd hwn ar gyfer y rhan
fwyaf o staff, felly, yn digwydd ym mis Medi 2015. Fodd bynnag, byddai’r Adran Adnoddau Dynol a’r timau
cyfreithiol yn treialu’r dull newydd hwn o fis Medi 2014. Nodwyd hefyd bod y
Gwasanaeth Ymchwil eisoes wedi treialu rhywfaint ar y dull newydd. Dywedodd
Kathryn Potter fod yr adborth yn gadarnhaol; er bod angen newid diwylliannol
mawr er mwyn i’r staff siarad am ymddygiad yn hytrach na chanlyniadau, roedd y
canlyniad yn fwy gwerthfawr. Mynegodd y Bwrdd Rheoli siom na fyddai’r newid i gael
trafodaeth ar ymddygiad yn digwydd tan fis Mawrth 2015, ond, cydnabyddir bod
hyn o ganlyniad i flaenoriaethau a phwysau anochel sy’n effeithio ar y tîm
Adnoddau Dynol. Cytunwyd y byddai’r Bwrdd yn derbyn cynigion ar sut y
bydd y fframwaith cymhwysedd, sydd â phwyslais ar sgyrsiau o ansawdd, yn cael
ei gynnwys yn y broses PMDR yn ymarferol, mewn pryd ar gyfer gallu cytuno ar y
ffordd ymlaen ar gyfer gweithredu yn y cylch adrodd ym mis Mawrth 2015. I
gefnogi hyn, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu yn ymweld â Bwrdeistref Bromley yn
Llundain (erbyn diwedd mis Gorffennaf), ac yna byddai mewn sefyllfa i roi
cyngor ynglŷn â beth yw’r ffordd orau i fwrw ymlaen â gweithredu’r model
cymhwysedd ar y system TGCh Adnoddau Dynol / Cyflogres newydd. Pwysleisiwyd y dylai’r adolygiad PMDR eisoes fod yn sgwrs
o ansawdd am berfformiad a datblygiad y gweithiwr. Gofynnwyd i bob aelod o’r
Bwrdd Rheoli geisio sicrhau bod hyn yn digwydd yn eu meysydd gwasanaeth; ac nad
oedd yn rhywbeth yr oedd angen aros hyd y cyflwynir y newidiadau ym mis Mawrth
i’w sicrhau. Camau i’w cymryd:
|
|
Adroddiad ariannol misol (a ddosbarthwyd drwy e-bost ar 2 Gorffennaf) Llafar Cofnodion: Darparodd Nicola Callow ddiweddariad llafar ar yr
adroddiad ariannol hyd at ddiwedd mis Mehefin 2014. Y prif uchafbwynt oedd yr
amcan o danwariant ar hyn o bryd ac roedd, felly, yn hanfodol bod y meysydd
gwasanaeth yn rhoi arwydd clir o wariant a blaenoriaethau, fel bod modd i’r
Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wneud y defnydd mwyaf effeithiol o’r gyllideb sydd
ar gael. Gofynnwyd i aelodau’r Bwrdd Rheoli sicrhau bod yr Adran Gyllid yn
ymwybodol o unrhyw gynlluniau neu gynigion y gellid eu rhoi ar waith ar fyr
rybudd. Rhoddodd Claire Clancy wybod i’r Bwrdd ei bod wedi
llofnodi’r Adroddiad Blynyddol a’r Datganiad o Gyfrifon (2013-14) ac y byddai’r
Archwilydd Cyffredinol yn ei lofnodi y diwrnod canlynol. Yna byddai’r adroddiad
yn cael ei osod gerbron y Cynulliad. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddiadau a Thaliadau (26 Mehefin) Llafar Cofnodion: Rhoddodd Nicola Callow y wybodaeth ddiweddaraf am
gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 26 Mehefin. Trafodwyd dwy eitem yn
benodol. Roedd y Bwrdd wedi gofyn i Nerys Evans (y Pennaeth Cyfleusterau)
baratoi rhestr wedi’i blaenoriaethu o’r rhaglen waith; roeddent yn cytuno ar
bob gwaith arfaethedig hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol, sef cyfanswm o
£590,000, a fyddai’n cael ei ariannu o’r gyllideb Rheoli Ystadau a
Chyfleusterau arferol ynghyd â buddsoddiad ychwanegol. Cyflwynodd Wayne Cowley (Rheolwr Prosiect) y wybodaeth
ddiweddaraf am y prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres, ac amlinellodd fanteision
a llwyddiannau’r prosiect, ynghyd â gwersi a ddysgwyd. Cytunodd y Bwrdd i
ddyrannu cyllid ychwanegol ar gyfer cwblhau’r holl waith ar Gam 1. Byddai
gwiriad yn cael ei gynnal ar ôl Cam 1, i werthuso’r prosiect ac i fesur
parodrwydd ar gyfer Cam 2, cyn i’r Bwrdd wneud ei benderfyniadau ynghylch
gwariant pellach. Cynhelir adolygiad annibynnol hefyd. Byddai Gwersi a ddysgwyd yn cael eu rhannu
gyda’r Bwrdd Rheoli. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Rhoddodd Mike Snook y newyddion diweddaraf am y polisi
Sabothol, a oedd yng nghamau olaf yr adolygiad ohono, cyn y caiff ei ddosbarthu
i’r Bwrdd Rheoli (gyda nifer dangosol o staff). Yn dilyn hyn, byddai’n cael ei
rannu gyda’r Undebau Llafur. Cadarnhaodd Chris Warner y byddai’r polisi interim ar
Ddiogelu ar gael cyn lansio’r prosiect Ymgysylltu â Phobl Ifanc ar 16
Gorffennaf. Byddai rhagor o waith i’w integreiddio â pholisïau eraill, i godi
ymwybyddiaeth ohono, ac i ddarparu hyfforddiant. Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 15 Medi. |