Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau gan Dave Tosh (Cyfarwyddwr TGCh) a Bedwyr Jones (Pennaeth Dros Dro TGCh).

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

Cytunodd Craig Stephenson i ddrafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf 2014 yn gofnod cywir.

Cyflwynodd Nicola Callow y drafft diweddaraf o gyllideb Comisiwn y Cynulliad i'r Bwrdd, gan dynnu sylw at ddatblygiadau newydd ers yr adolygiad diwethaf cyn toriad yr haf. Roedd y datblygiadau hyn yn cynnwys safbwynt newydd ar y cynllun pensiwn ac ar gyllid dangosol y tu hwnt i 2015-16, a chafwyd y wybodaeth ddiweddaraf am y gronfa fuddsoddi ar gyfer 2015-16 a'r blynyddoedd wedyn.

Gofynnir i'r Comisiynwyr gytuno ar y gyllideb yn eu cyfarfod ar 17 Medi a byddai'n cael ei gosod gerbron y Cynulliad ar 25 Medi.  Disgwylir i'r Pwyllgor Cyllid graffu ar y gyllideb ar 2 Hydref.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli fod y fformat a'r dyluniad wedi gwella a chynigiwyd ychydig o fân newidiadau a sylwadau am y cyflwyniad.  Roedd y Bwrdd am ganmol Nicola a'r staff cyllid drwy'r sefydliad am eu gwaith ar y gyllideb.

Camau i’w cymryd:

·      Nicola Callow i holi'r Tîm Cydraddoldeb ynghylch hygyrchedd y ffurfdeip.

·      Penaethiaid gwasanaeth i anfon unrhyw sylwadau ychwanegol at Nicola cyn diwedd y dydd.

Rhoddodd Dave Tosh grynodeb o gasgliadau arolwg yr Aelodau'r Cynulliad a'u Staff Cymorth 2014-15.   Roedd yr arolwg eleni yn llawer byrrach nag arolygon blaenorol  -  12 cwestiwn o'u cymharu â 50 y llynedd - ac roedd yr arolwg symlach wedi gweithio'n dda.  Er bod ychydig llai wedi llenwi'r arolwg eleni,  mae'n debyg y gellid priodoli hynny i'r ffaith bod nifer o arolygon eraill yn cael eu cynnal yr un pryd.   Roedd y sgoriau'n gyffredinol dda, ac roeddent cystal â chanlyniadau'r arolwg diwethaf, neu'n rhagori arnynt, ac roedd cryn gynnydd i'w weld mewn meysydd fel TGCh a'r gallu i weithio yn eu dewis iaith.  Roedd y sgôr ymgysylltu'n is na'r arolwg blaenorol a chytunwyd y dylai'r arolygon yn y dyfodol fod yn gliriach am yr hyn y mae ymgysylltu'n ei olygu i wneud yn siŵr bod y canlyniadau'n ystyrlon.

Diolchodd y Bwrdd Rheoli i'r staff a oedd wedi cyfrannu at wella'r sgoriau.

Camau i’w cymryd:

·      y penaethiaid gwasanaeth i ymgorffori camau gweithredu'r arolwg yn eu cynlluniau gwasanaeth, gan gyfeirio'n benodol at ganlyniadau'r arolwg;

·      y penaethiaid i adrodd yn ôl i'r Aelodau ar y cynnydd a wnaed drwy gyfrwng diweddariad y Prif Weithredwr;

·      dylid rhannu'r cynnydd a wnaed ym maes gwasanaethau iaith Gymraeg gyda sefydliadau eraill a dylid rhoi adborth cadarnhaol i staff;

·      y tîm Cyfathrebu i ystyried sut y gellid helpu'r Aelodau ymhellach i ymgysylltu â'u hetholaethau; a

·      dylid ystyried sut i ymdrin â'r arolwg nesaf, i gynyddu'r nifer sy'n ymateb.

Cyflwynodd Non Gwilym ddwy eitem i'w trafod. Yr eitem gyntaf oedd Strategaeth Cyfryngau Cymdeithasol y Cynulliad sy'n ehangu ar yr egwyddorion a nodir yn strategaeth e-ddemocratiaeth 2010 y Cynulliad, a nododd sut y dylai'r Comisiwn ymgysylltu'n ddigidol â phobl Cymru.  Roedd yr ail bapur yn ymdrin â'r adolygiad o'r cynllun i  drydar yn fyw, a oedd yn pwyso a mesur y cynllun i dreialu'r cynllun gyda'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ym mis Mehefin.

Gwnaeth y Bwrdd Rheoli argymhellion ynghylch y dogfennau drafft yn tanlinellu bod y gwaith hwn yn helpu i lenwi bwlch y 'ddiffyg democrataidd'^[1]. Roedd y Cynulliad yn arloesi ac yn arwain y ffordd yn y maes hwn a dylid cynnwys cymaryddion â sefydliadau eraill yn y ddogfen. Fodd bynnag, roedd yn bwysig tawelu ofnau'r Comisiwn ynglŷn â thrydar yn fyw gan ofalu bod y goblygiadau'n glir a chan egluro beth yn union oedd yn cael ei ddweud a'i wneud, gan gynnwys negeseuon trydar gan Aelodau'r Cynulliad.

Byddai'r strategaeth cyfryngau cymdeithasol  yn cael ei chyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 29 Hydref.

Camau i’w cymryd:

·      Non Gwilym i grynhoi'r strategaeth ar ffurf papur esboniadol ac atodiadau'n cyfeirio at y  polisi a'r broses o werthuso'r cynllun i drydar yn fyw;

·      Elisabeth Jones i sicrhau bod y polisi'n gydnaws â'r polisi rhyddid gwybodaeth ac yn gyson â'r Ddeddf Diogelu Data a Hawlfraint.

Trafododd y Bwrdd Rheoli bapur drafft i'r Comisiynwyr ei ystyried yn eu cyfarfod ar 29 Medi, yn ymwneud â diogelwch yr ystâd.

Yn dilyn arolwg ac ymgynghoriad â'r Aelodau a grwpiau'r pleidiau ac ar ôl cynnal dadansoddiad manwl o sut y gellid cyflwyno dewisiadau dros doriad yr haf, cyflwynodd Dave Tosh y cynllun arfaethedig i ail-gyflunio TGCh ar ddesgiau'r Aelodau yn y Siambr. Y dewis mwyaf poblogaidd ymhlith yr Aelodau oedd cyfuniad o TGCh sefydlog a symudol fel y gallent ddewis sut i ddefnyddio'u gweithfannau yn y Siambr. Byddai'r cynllun arfaethedig yn gwarantu y gallai'r Aelodau ddefnyddio holl systemau a gweld holl fusnes y Cyfarfod Llawn.

Derbyniodd y Bwrdd Rheoli y cynnig.  Byddai'r Comisiynwyr yn cael eu gwahodd i ddod i benderfyniad yn eu cyfarfod ar 29 Medi.

Cam i'w gymryd: archwilio'r posibiliadau o ran brandio ar y tu allan i blât cefn y weithfan.

Trafododd y Bwrdd yr adroddiad drafft a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiwn yn ei gyfarfod ar 29 Medi.

Cytunwyd y byddai'r Bwrdd Rheoli yn ystyried y naratif, a hynny'n benodol i egluro cynnydd i sicrhau bod y Comisiwn yn cael gwybodaeth ystyrlon am y dangosyddion.

Cam i’w gymryd: Y Bwrdd Rheoli i anfon sylwadau a geiriad posibl at Kathryn Hughes cyn gynted â phosibl.

Croesawyd Lowri Williams (Pennaeth Adnoddau Dynol) i'r cyfarfod a chyflwynodd argymhellion ar gyfer yr arolwg staff nesaf.  Cawsant eu trafod gan y Bwrdd wedyn.

Cynhaliwyd yr arolwg diwethaf ym mis Gorffennaf 2013, a chyhoeddwyd y canlyniadau fis Hydref 2013. Roedd yr arolwg hwn wedi canolbwyntio ar 'faterion moesol, cymhelliant a pharch'.  Roedd yn bwysig cynnwys cymaryddion priodol yn yr arolygon yn y dyfodol a'u bod yn cael eu hanfon ar adeg addas o ran anghenion busnes. Cynigiwyd y dylai'r arolwg nesaf fod yn fyrrach ac y dylai gynnwys llai o gwestiynau. Dylai ganolbwyntio ar ymgysylltiad staff a rhoi cyfle i staff ychwanegu sylwadau.

Roedd y Bwrdd o'r farn bod hwn yn amser da i resymoli a gwella cyfathrebu mewnol gan gyflwyno'r arolwg fel rhan o becyn cyfathrebu dwyffordd â staff.

Derbyniodd y Bwrdd ar yr argymhellion a chytunodd y dylid cynnal yr arolwg nesaf yn ystod gwanwyn 2015.

Cam i’w gymryd: Lowri Williams i archwilio'r posibilrwydd o gyflwyno fforwm staff, a fyddai'n gysylltiedig â chyfathrebu mewnol, ac i baratoi papur ar gyfer y Bwrdd Rheoli cyn cyflwyno'r wybodaeth yng nghyfarfod nesaf yr Undeb Llafur.

Rhoddodd Claire Clancy adroddiad ar gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gynhaliwyd ar 20 Awst. Roedd Nicola Callow wedi nodi bod targedau Gwerth am Arian wedi'u cyrraedd a, chan fod rhagor o gyllid ar gael i'w wario, ystyriodd y Bwrdd gyflymu'r rhaglen wariant ar wella'r ystâd.

Diolchodd Claire i'r Bwrdd Rheoli a'u timau am gywirdeb y rhagolygon a ganiataodd i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau reoli'r gyllideb mor ofalus.

Roedd y Bwrdd hefyd wedi cymeradwyo strwythur newydd y tîm Adnoddau Dynol yn eu cyfarfod. Cytunwyd ar achos busnes ar gyfer y cytundeb Menywod mewn Bywyd Cyhoeddus ac ar gyfer Swyddog Cyswllt â'r Cyfryngau yn y tîm Cyfathrebu a Swyddog Cyfryngau Cymdeithasol yn y tîm Cyswllt Cyntaf.

Cafodd y Bwrdd Rheoli drafodaeth fer am adnoddau staffio o ystyried gofynion yn y dyfodol, a chyfeiriwyd yn benodol at y rhaglen ddeddfu. Cynhelir cyfarfod blynyddol y Bwrdd Adnoddau a Chynllunio ar 24 Tachwedd ond teimlwyd bod angen trafod y mater cyn hynny felly cytunwyd i ystyried cynnal y drafodaeth honno'n gynt. Byddai'r papur ar Reoli Capasiti, a baratowyd gan Lowri Williams ar gyfer y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, yn cael ei ddosbarthu yn y cyfamser.

Rhoddodd Mike Snook adroddiad ar y gwaith a gwblhawyd dros yr haf i wella'r ystâd gan ddweud bod y Cynulliad wedi ennill Gwobr y Ddraig Werdd am reolaeth amgylcheddol unwaith eto eleni. Roedd y polisi sabothol bellach wedi'i gwblhau ac roedd yn barod i'w lansio.

Dywedodd Siân Wilkins a Chris Warner wrth y Bwrdd fod cynhadledd y clercod wedi mynd yn dda a bod y rhai a oedd yn bresennol wedi canmol y digwyddiad.

Roedd cyfarfod yn cael ei drefnu i'r Bwrdd Rheoli drafod canlyniad refferendwm yr Alban a'i effaith ar Gynulliad Cenedlaethol Cymru.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 9 Hydref.