Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine, 02920 89 8705
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Ni chafwyd
ymddiheuriadau. Nid oedd
buddiannau i’w datgan. Dechreuwyd y cyfarfod gydag
aelodau’r Bwrdd Rheoli yn llofnodi addewid gwrth-fwlio Stonewall i nodi wythnos
Gwrth-fwlio, gan addo i ‘... gefnogi tegwch a charedigrwydd ac i beidio â bod
yn wyliwr.’ Tynnwyd llun o aelodau’r Bwrdd gyda’u haddewidion. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff – Mair Parry Jones Cofnodion: Cytunodd Mair Parry-Jones i
ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod diwethaf (15 Medi 2014) Dogfennau ategol: Cofnodion: Cytunwyd
bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Medi 2014 yn gofnod cywir. |
|
Rheoli Capasiti - Papur 2 Cofnodion: Croesawyd Lowri Williams
(y Pennaeth Adnoddau Dynol) i’r cyfarfod i drafod y dull gweithredu o ran y
gofynion a’r pwysau cynyddol ar y sefydliad a’i allu i ddiwallu’r gofynion ac i
ymdopi â’r pwysau yn awr ac yn y dyfodol. Roedd angen creu ystwythder i fynd
i’r afael â chyfnodau pan mae’r gwaith ar ei anterth, secondiadau a phenodiadau
dros dro, ac i integreiddio rhaglenni gwaith, fel ymgysylltu â phobl ifanc.
Byddai rheoli capasiti, fel dull diagnostig, yn dod â disgyblaeth ddefnyddiol
wrth roi atebion ar waith i ddatblygu gallu. Roedd tri dewis ar gael ar gyfer mynd i’r afael â
heriau’r dyfodol gan gynnwys: rhoi’r gorau i wneud rhai pethau; buddsoddi mewn
adnoddau ychwanegol; neu wneud rhai pethau’n wahanol. Y tebygrwydd oedd y
byddai angen cyfuniad o’r dulliau hyn, ond, er mwyn bod yn sicr bod y dull
gweithredu cywir ar waith gennym, mae’n bwysig deall y darlun cyfan yn y
sefydliad o ran gweithgarwch a phwysau. Bu’r Bwrdd yn trafod y
model cynllunio gwasanaeth a gynigiwyd, a daeth i’r casgliad ei fod yn
hanfodol, a chymeradwyodd y siart llif a’r amseroedd. Pwysleisiodd y Bwrdd ei
bod yr un mor bwysig cadw’r gwaith papur yn syml, ond yn ddigon cadarn i sicrhau
y caiff ei ddarllen yn gyffredinol drwy’r meysydd gwahanol. Dylai’r cynlluniau
gwasanaeth lywio’r gwaith a chael eu datblygu mewn ffordd sy’n ystyrlon i
dimau, o ran y modd y maent yn gweithio a gwerthoedd y sefydliad. Trefnwyd sesiwn fanwl ar
gynllunio capasiti ar gyfer 24 Tachwedd, a byddai’r adran Adnoddau Dynol yn
darparu data i gynorthwyo gwaith cynllunio ar gyfer staff dwyieithog, effaith y
polisi gweithio hyblyg, defnyddio ymgynghorwyr a chontractwyr, swyddi tymor byr
/ penodol, secondiadau mewnol a gwybodaeth arall o’r fath. Tanlinellodd y Bwrdd
bwysigrwydd cydbwyso anghenion a rheoli polisïau â gwerthoedd y sefydliad. Camau i’w cymryd: Gofynnodd y Bwrdd i
Lowri i adolygu’r mecanwaith arfaethedig eto ac ·
ystyried symleiddio’r
templed cynllun gwasanaeth fel nad oedd yn gor-gyfyngu; ·
rhoi arweiniad ar beth
sydd angen i gynlluniau gwasanaeth eu cynnwys, gan gynnwys gofynion o ran
adnoddau ar gyfer gweithgareddau a gynlluniwyd, gan wirio eu bod yn gydnaws â’r
nodau strategol, yn enwedig mewn perthynas â cheisiadau am adnoddau ychwanegol; ·
sicrhau y byddai data ar
gael mewn da bryd i baratoi ar gyfer y cyfarfod ar 24 Tachwedd; ·
Lansio’r siart llif
recriwtio/ swyddi newydd diwygiedig a’r templed achos busnes yn ffurfiol. Dylai’r Bwrdd Rheoli roi
gwybod i Lowri am unrhyw ofynion data eraill cyn gynted â phosibl. |
|
Rheoli'r Rhaglen Ddeddfwriaethol - Papur 3 Cofnodion: Cyflwynodd Chris Warner
bapur, a baratowyd gan y Bwrdd Deddfwriaethol, ar yr heriau dros y 18 mis nesaf
a thu hwnt o ran rheoli rhaglen ddeddfwriaethol sy’n cynyddu ac effaith hynny
ar gefnogi meysydd gwasanaeth a staff. Roedd yn bosibl ymdopi â’r
pwysau ond roedd angen dull a gynlluniwyd, gan ystyried disgwyliadau Aelodau’r
Cynulliad, a byddai hefyd yn ddibynnol ar amseriad, cynnwys ac ansawdd y
ddeddfwriaeth gan Lywodraeth Cymru. Trafododd y Bwrdd oblygiadau’r galwadau
hyn, a chytunwyd y dylai Chris arwain y gwaith o nodi’r trefniadau byrdymor a’r
trefniadau ar gyfer y tymor canolig i’r tymor hwy sy’n angenrheidiol er mwyn
rheoli’r Rhaglen Ddeddfwriaethol yn llwyddiannus. Mynegodd y Bwrdd bryder
ynghylch y pwyslais ar gefnogi deddfwriaeth, a chanolbwyntio mwy ar adnoddau na
chraffu ar bolisi, oherwydd gallai blaenoriaethu deddfwriaeth fod yn niweidiol
i swyddogaeth graffu’r Cynulliad o
bosibl. Cytunwyd y dylai pryderon mewn perthynas â gwella deddfwriaeth gael eu
nodi wrth y Llywydd ac eraill fel y bo’n briodol.
Pwysleisiwyd hefyd bod yn rhaid i’r Cynulliad gadw at yr ymrwymiadau a wnaed yn
y Cynllun Ieithoedd Swyddogol. Camau i’w cymryd: Chris Warner i roi
darlun clir o’r adnoddau ychwanegol y bydd eu hangen, fel bod modd eu
hystyried. |
|
Adolygiad o flaenoriaethau strategol a newid trefniadol - Papur 4 ac atodiad Cofnodion: Trefnodd
Anna Daniel weithdy a oedd yn cynnwys y Bwrdd Rheoli yn adolygu’r holl ymrwymiadau
ar gyfer prosiectau a mentrau newid sefydliadol eraill, er mwyn cael darlun
cyflawn o weithgareddau a gynlluniwyd ar draws y sefydliad. Roedd yr
ymrwymiadau hyn yn seiliedig ar gynllun y Comisiwn i gyflawni’r nodau a’r
blaenoriaethau strategol. Ystyriodd
aelodau’r Bwrdd bwysigrwydd cymharol a blaenoriaeth y rhain, a rhoddwyd barn
ynghylch a ellid eu cyflwyno yn eu cyfanrwydd yn llwyddiannus gyda’r adnoddau
sydd ar gael. Byddai’r gwaith hwn yn
parhau drwy’r rhaglen Trawsnewid Strategol a’r gwaith cynllunio capasiti ym mis
Tachwedd. Diolchodd
Claire Clancy i Anna am y gwaith a wnaed i baratoi’r sesiwn, a soniodd am werth
y sesiwn fel ymarfer sy’n caniatáu i bawb weld y cyfan sy’n digwydd yn
gliriach, a sut y mae’n cyd-fynd â’i gilydd. Camau i’w
cymryd: · Anna Daniel
i gasglu’r casgliadau, i’w dangos i’r Bwrdd Rheoli er mwyn i’r aelodau gytuno
arnynt ac ymrwymo iddynt; a ·
chyfarfod arall i’w drefnu maes o law i barhau â’r
trafodaethau, yn enwedig o ran llywodraethu. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 20 Hydref. |